Cómo gestionar y reclamar pagos erróneos a trabajadores

En el ámbito del derecho laboral en España, la relación entre empleadores y empleados se rige por el principio de buena fe. No obstante, hay situaciones en las que, a raíz de errores administrativos, negligencias o comportamientos malintencionados, una empresa puede verse obligada a exigir a un trabajador la devolución de un pago realizado de manera indebida o el abono de una indemnización por un daño ocasionado. Para abordar estas reclamaciones, surge la necesidad de conocer los procesos y el marco normativo que las sustentan.

Como reclamar pagos indebidos a trabajadores

Es una cuestión crucial que debe manejarse adecuadamente. Antes de emprender cualquier acción, la empresa debe identificar claramente la causa legítima que fundamenta su reclamación. De acuerdo con lo establecido en el artículo 1902 del Código Civil, «quien causa daño a otro por acción u omisión, interviniendo culpa o negligencia, tiene la obligación de reparar el daño causado». Este principio de responsabilidad civil se puede aplicar en el entorno laboral si se establece la relación causal entre el comportamiento del trabajador y el perjuicio sufrido por la empresa. Además, ante pagos indebidos, el artículo 1895 del Código Civil señala que aquel que recibe algo sin justificación está obligado a devolverlo, lo que implica que, en el ámbito laboral, esto podría traducirse en la restitución de salarios o cualquier otro concepto abonado erróneamente.

Situaciones que pueden dar lugar a reclamaciones

1. Pagos incorrectos o indebidos: Incluye percepciones duplicadas, errores en el cálculo de nóminas o liquidaciones, o la ejecución de prestaciones que no han sido devengadas.
2. Daños materiales derivados de una conducta negligente: Por ejemplo, la rotura de maquinaria o de instalaciones como consecuencia de un uso indebido.
3. Apropiación indebida: Situaciones en las que un trabajador se queda con bienes o fondos pertenecientes a la empresa.
4. Incumplimientos contractuales o negligencias que generan pérdidas económicas: Esto podría incluir retrasos en entregas importantes, errores graves en procedimientos o pérdida de clientes a causa de un comportamiento negligente por parte del empleado.

Por ejemplo, se pueden citar casos como el de un trabajador que ha sido finiquitado y ha disfrutado de vacaciones que no había generado, o el incumplimiento de acuerdos de permanencia, así como la recuperación de costes de cursos de formación no realizados.

Procedimiento de reclamación

Para realizar una reclamación de forma adecuada, es esencial seguir un procedimiento riguroso que respete tanto la justificación del perjuicio como los derechos del trabajador. Los pasos fundamentales incluyen:

• Identificación del daño y su cuantificación: La empresa debe reunir pruebas suficientes que respalden su reclamación, documentando claramente los hechos pertinentes. Esto puede implicar la recopilación de informes, testimonios, auditorías, registros contables y otros elementos que sirvan como evidencias.
• Diálogo previo: Antes de recurrir a acciones legales, es aconsejable intentar alcanzar una solución amistosa. La empresa puede comunicar al trabajador, por escrito, la existencia del perjuicio o del error en el abono, presentando las pruebas pertinentes e invitándole a devolver el importe o asumir la responsabilidad de forma voluntaria.
• Descuento en la nómina (dentro de límites legales): En algunas circunstancias, y siempre conforme a las limitaciones legales, las empresas tienen la opción de descontar directamente las cantidades adeudadas de la nómina del trabajador. Es fundamental que se trate de una deuda no controvertida y que no haya lugar a diferentes interpretaciones sobre su existencia.
• Reclamación judicial: Si el diálogo previo no produce resultados, la empresa podrá acudir al juzgado de lo social para interponer una demanda contra el trabajador. Es crucial que la reclamación se ajuste al procedimiento judicial adecuado y se presente junto a pruebas que corroboren el perjuicio económico o el pago indebido.
• Prescripción de la reclamación: Es importante tener en cuenta que las reclamaciones deben realizarse dentro de los plazos legales establecidos. Generalmente, las acciones que derivan de una negligencia en el ámbito laboral prescriben en un plazo de 12 meses, mientras que las reclamaciones económicas, como el reintegro de pagos erróneos, tienen un plazo de hasta 5 años, de acuerdo con el artículo 1964 del Código Civil.

Consideraciones finales

Es esencial señalar que las empresas no pueden imponer sanciones a los trabajadores basándose en fundamentos legales no justificados, ni llevar a cabo represalias que puedan vulnerar sus derechos laborales. Cualquier actuación arbitraria o intimidatoria podría resultar en un conflicto adicional o incluso en una denuncia por violación de derechos fundamentales.

Asimismo, aunque el empresario tiene la capacidad de tomar decisiones unilaterales en ciertas circunstancias, es recomendable actuar con transparencia y mantener una comunicación ética con el trabajador afectado.

Un caso práctico frecuente es el de un error en el pago de una nómina, donde la empresa abona accidentalmente una cantidad mayor a la debida. En tal situación, podría acordarse con el empleado un reembolso a través de cuotas mensuales o, si se cumplen las condiciones legales, deducir la cantidad directamente del salario. Si el trabajador se niega a devolver el importe cuando este está claramente documentado, la empresa deberá acudir al juzgado de lo social.

Por último, es fundamental que las empresas gestionen estas situaciones con escrupulosidad, no solo para proteger sus intereses económicos, sino también para evitar infracciones de los derechos de sus empleados. Contar con la asesoría de expertos en derecho laboral, tener procedimientos documentados y sistemas de gestión eficientes puede ayudar a mitigar conflictos y asegurar que, si surgen, se resuelvan de manera equitativa y transparente.